Copilot-Lizenz oder eigener Chatbot: Kosten, Datenschutz und Abhängigkeiten im ehrlichen Vergleich

Seit dem 1. Juli 2026 ist die Frage in Microsoft-365-Betrieben keine Ja-nein-Frage mehr. Microsoft hat Copilot zum festen Bestandteil seiner Pläne gemacht, die Basislizenzen sind gestiegen, und mit jeder Rechnung zahlen Betriebe jetzt ein Stück KI mit. Die eigentliche Frage lautet deshalb: Kaufen wir die mitgelieferte KI einfach mit, oder bauen wir einen eigenen Assistenten für unser Fachwissen und unsere Prozesse? Diese Frage verdient eine ehrliche Antwort, denn beide Wege haben Vorzüge und beide haben Haken. Dieser Beitrag rechnet beide Wege nach, vergleicht den Datenschutz und benennt die Abhängigkeiten, die auf keiner Preisliste stehen.

Was die Copilot-Lizenz wirklich kostet

Auf der Preisliste steht wenig. Copilot Business kostet 18,20 Euro netto pro Nutzer und Monat im Jahresabonnement, im Enterprise-Plan sind es 26 Euro. Das Add-on für Bestandskunden ist im Juli 2026 von 18 auf 21 US-Dollar gestiegen. Wer addiert, kommt bei 50 Nutzern auf rund 910 bis 1.300 Euro pro Monat, also fünfstellig pro Jahr, zusätzlich zu den Basislizenzen.

Auf der Rechnung fehlen aber die Kosten, die den Ausschlag geben. Copilot erbt die Berechtigungen jedes Nutzers über den Microsoft Graph. Es zeigt alles, worauf die betreffende Person Leserecht hat. In gewachsenen SharePoint-Umgebungen sind Freigaben über Jahre großzügig vergeben worden, und genau dieses Oversharing macht Copilot mit einer einzigen Frage in natürlicher Sprache sichtbar. Vor jedem Rollout steht deshalb ein Bereinigungsprojekt: Freigaben prüfen, Berechtigungskonzept aufräumen, Vertraulichkeitskennzeichnungen setzen, Nutzer schulen. Beratungspraxis schätzt die Gesamtkosten der Einführung für 100 Nutzer auf 90.000 bis 150.000 Euro im ersten Jahr, wovon die Lizenzen nur ein Teil sind. Das mag für den Mittelstand hoch gegriffen sein. Die Richtung stimmt trotzdem. Der Aufwand steckt nicht in der Lizenz, sondern in der eigenen Datenhygiene.

Datenschutz: Copilot ist besser als sein Ruf

Hier ist eine ehrliche Einordnung fällig, die vielen Sicherheitstrainings fehlt. Microsoft 365 Copilot ist nicht der öffentliche Chatbot, über den ich im Beitrag zur KI-Situation im Mittelstand geschrieben habe. Die kommerzielle Variante verspricht vertraglich, dass Mieterdaten nicht zum Training der Modelle verwendet werden. Für Kunden in der EU greift die EU Data Boundary: Die Verarbeitung der Arbeitsdaten bleibt innerhalb der EU-Rechenzentren. Microsoft stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln bereit. Gemessen an den Schatten-KI-Werkzeugen, die Mitarbeiter sonst nutzen, ist das ein echter Fortschritt.

Zwei Vorbehalte bleiben. Erstens unterliegt Microsoft als US-Konzern dem CLOUD Act. Die EU Data Boundary verhindert Drittlandtransfer im Regelbetrieb, aber eine US-Behörde kann Microsoft zur Herausgabe verpflichten. Wie tragfähig das Fundament ist, habe ich im Vergleich der KI-Anbieter beschrieben. Zweitens wählt nicht das Unternehmen das Modell. Microsoft entscheidet, welches Modell hinter Copilot läuft, wann es getauscht wird und welche Funktionen kommen. Wer Copilot kauft, kauft eine Blackbox mit gutem Datenschutzversprechen.

Die Abhängigkeiten, die keiner auf der Rechnung sieht

Die Lizenzkosten sind abhängig, aber kalkulierbar. Drei Abhängigkeiten sind subtiler. Erstens die Preismacht. Wer mit Microsoft über Lizenzen verhandelt, verhandelt nicht auf Augenhöhe. Die Juli-Umstellung hat gezeigt, dass Microsoft Struktur und Preise der Pläne einseitig ändert. Wer einmal auf Copilot-Prozesse setzt, steigt nur mit Reibung wieder aus.

Zweitens die Festschreibung. Copilot lebt vom Microsoft-Graph, von SharePoint-Struktur und vom restlichen 365-Ökosystem. Je tiefer die Assistenten in Word, Outlook und Teams verwurzelt sind, desto teurer wird jeder spätere Anbieterwechsel. Das ist kein Kritisieren, sondern schlicht der Mechanismus eines Softwarekonzerns.

Drittens die Datendisziplin als Vorbedingung. Ein Betrieb, der seine Berechtigungen nie aufgeräumt hat, bekommt mit Copilot kein KI-Problem, sondern ein Offenlegungsproblem. Das Werkzeug macht Schwächen sichtbar, es behebt sie nicht. Das sollten Entscheider vor dem Kauf wissen, nicht nach dem ersten Datenleck.

Der eigene Chatbot: was er kostet und was er kann

Der eigene Chatbot ist keine Lizenz, sondern ein Bauwerk. Man unterscheidet drei Kostenblöcke. Der erste Block ist die API. Ein leistungsfähiges Modell wie Mistral Small kostet über die API etwa 0,15 US-Dollar pro Million Eingabe-Tokens und 0,60 US-Dollar pro Million Ausgabe-Tokens. Eine Arbeitskonversation mit Fachkontext aus der Wissensdatenbank umfasst schnell zehntausend und mehr Tokens. Hochgerechnet liegt eine 50-Nutzer-Firma mit regelmäßiger Nutzung trotzdem nur im niedrigen bis mittleren dreistelligen Eurobereich pro Jahr. Zum Vergleich: Die Copilot-Lizenz für 50 Nutzer kostet rund 910 Euro pro Monat.

Der zweite Block ist die Infrastruktur. Wer maximale Souveränität möchte, betreibt offene Gewichte auf einem eigenen Server in der EU. Ein GPU-Server bei einem deutschen Anbieter beginnt bei rund 184 Euro im Monat. Ab etwa 13 regelmäßigen Nutzern ist der eigene Server günstiger als jede Cloud-API. Wer das nicht braucht, bucht eine EU-API wie die von Mistral auf französischer Infrastruktur, zum Thema Datenabfluss siehe den oben verlinkten Anbietervergleich.

Der dritte Block ist der eigentliche Bau: die Wissensdatenbank, die Rechteverwaltung, die Anbindungen. Hier liegt der Unterschied zu Copilot. Ein eigener Chatbot greift nicht nur auf Dokumente zu. Er kann an Warenwirtschaft, Kundenverwaltung und Ticketsysteme angebunden werden. Seine Wissensdatenbank kann rollenbasiert arbeiten: Der Service liest andere Inhalte als die Verwaltung, die Verwaltung andere als die Geschäftsführung. Genau diese Datenstufen empfehle ich seit Jahren als Kern jeder KI-Richtlinie, und im eigenen Chatbot sind sie technisch umgesetzt, nicht nur versprochen.

Auch die Schattenseite gehört dazu. Der Eigenbau bedeutet eigene Verantwortung: für Sicherheitsupdates, für die Datenschutzfolgeabschätzung, für die Modellwartung, für die Qualität der Antworten. Ein eigenes Werkzeug ist kein Selbstläufer. Es ist ein Betriebsteil und will betreut werden.

Die Rechnung für drei Betriebsgrößen

Für zehn Mitarbeiter ist Copilot meist die bequemere Wahl. 182 Euro im Monat für die Lizenzen sind schnell ausgegeben, und die Office-Integration wirkt sofort. Der Eigenbau lohnt sich hier nur, wenn ein klarer Spezialprozess damit abgedeckt wird.

Für fünfzig Mitarbeiter beginnt die Rechnung zu kippen. Rund 910 bis 1.300 Euro Copilot-Lizenzen pro Monat stehen einem selbstgebauten Assistenten gegenüber, dessen API-Kosten im Jahr dort liegen, was Copilot in zwei Wochen verbraucht. Hinzu kommt einmalig der Bau. Nach etwa einem bis zwei Jahren ist der eigene Chatbot in der Regel günstiger, und er gehört dem Betrieb.

Für zweihundert Mitarbeiter verschiebt sich das Bild erneut. Die Lizenzsumme übersteigt schnell die Kosten eines kleinen Entwicklerteams. Die Praxisantwort vieler Betriebe dieser Größe ist Hybrid: Copilot-Lizenzen für die poweruser in Word, Excel und Outlook, ein eigener Assistent für Fachwissen und Prozesse für alle.

Wann welcher Weg passt

Copilot passt, wenn der Betrieb tief in Microsoft 365 lebt, wenn die Büroarbeit aus Word, Outlook und Teams besteht und wenn ein Bereinigungsprojekt vor dem Rollout steht. Der eigene Chatbot passt, wenn Fachwissen und Prozessdaten aus mehreren Systemen zusammengeführt werden sollen, wenn Rollen getrennt werden müssen und wenn Unabhängigkeit von einem Anbieter ein Beschaffungskriterium ist. Beide zusammen passen, wenn das Budget es trägt und die Aufgaben klar verteilt sind.

Was ich baue

Ich baue genau diese zweiten Chatbots. Sie arbeiten mit mehreren Sprachmodellen, sodass je nach Aufgabe und Datenschutzanforderung das passende Modell gewählt wird. Sie greifen auf eine rollenbasierte Wissensdatenbank zu. Über Schnittstellen verbinde ich sie mit Warenwirtschaft, Kundenverwaltung oder Ticketsystemen. Und sie laufen wahlweise auf EU-Infrastruktur oder auf Servern des Kunden. Wer beide Wege ehrlich vergleichen möchte, bekommt von mir die Rechnung für den eigenen Betrieb, nicht für einen Musterfall.

Fazit

Copilot ist für die Büroarbeit in Microsoft 365 eine runde Sache mit besserem Datenschutzversprechen als sein Ruf. Die wahren Kosten liegen im Bereinigungsprojekt, die wahren Risiken in der Abhängigkeit vom Anbieter und der Preislogik eines einzelnen Konzerns. Der eigene Chatbot kostet Bauaufwand und Verantwortung, bietet dafür rollenbasiertes Fachwissen, Prozessanbindung und Unabhängigkeit. Für kleine Microsoft-Haushalte ist Copilot der schnellere Weg. Ab mittlerer Größe ist der Eigenbau die günstigere und souveränere Option. Und für die meisten Betriebe ist die ehrlichste Antwort: beides, aber mit verteilten Rollen.